Buscar en Airtable y enviar a Trello

Darse de alta en Zapier

Hola ¿qué tal chicos?

Esperamos que bien y que os esté gustando el curso de Zapier.

En el día de hoy nos vamos a complicar un poco más la vida y vamos a conectar un formulario con Zapier y con la herramienta Trello.

El objetivo es que cada vez que alguien rellene el formulario en nuestro blog, detecte automáticamente si es un usuario premium, y si es así que al enviar la duda, esta viaje hasta nuestra base de datos de Airtable, y de aquí vaya a nuestro panel de Trello, en nuestra tarjeta de dudas.

Si ha quedado claro el objetivo vamos allá! 

Como hemos dicho, cada vez que alguien rellene este formulario

Vamos a comprobar si el correo coincide con el de un usuario nuestro, de nuestra base de datos. Como ya hemos dicho la base de datos la tendremos con Airtable.

crm airtable

En este ejemplo tendremos tan solo dos registros, pero obviamente podrían ser muchos más.

 

Por lo que, cada vez que alguien rellene nuestro formulario, nosotros comprobaremos si dentro de Airtable existe este correo, si existe, es que es un alumno premium nuestro, por lo que vamos a añadir su duda o su pregunta dentro de Trello.

trello code que te pillo

Trello es la herramienta que usamos para registrar las tareas.

Nosotros vamos a añadirlas en la columna “dudas alumnos”,así cada vea que un alumno premium tenga una duda lo vamos a añadir en esta columna.

 

Antes de continuar hay que decir que el formulario lo hemos hecho con Gravity Forms, el cual es muy útil ya que nos permite utilizarlo con Zapier.

En este formulario, “por dentro”, tenemos la extensión de Zapier, y debemos de hacer clic en “añadir un nuevo feed”.

Para hacer todo esto, vamos primero a Zapier, hacemos clic en hacer un nuevo Zap. Y cambiamos el nombre (si quieres ver como hacer esto, te recomendamos que acudas al tutorial 2 Primeros Pasos).

Como nombre, pondremos enviar dudas alumnos a Trello. Luego desde la opción “1. When this Happens” elegiremos la herramienta GravityForms, que como ya hemos dicho es la que usaremos para nuestro formulario.

Ahora usamos como Trigger, “que alguien haga un nuevo envío”.

Y le damos a continuar.

 

En este punto, como observamos, nos va a dar un “webhook urlfor Gravity Forms”, el cual copiaremos y pegaremos en Gravity Forms.

Para configurar nuestro formulario, haremos clic donde pone Zapier Feed, en “Añadir Nuevo”

En primer lugar, nos solicitará el nombre del Zap, por lo que pondremos Zapier – Trello y en la URL, pegaremos la URL que nos aparecía en Zapier

Guardamos. Una vez que lo hemos guardado, ya si damos a Continuar en Zapier.

En este punto Zapier nos aconseja hacer un test, pero nosotros antes de hacerlo, vamos a hacer una prueba previa. Para ello, vamos a recargar nuestro formulario y rellenar uno de prueba.

 

Haremos que coincida con alguno de los alumnos que ya teníamos en Airtable. Elegiremos el primer alumno, es decir, Oscar, el cual preguntará sobre una duda que tiene con Zapier Multipaso.

Haremos clic en “Estoy de acuerdo con la política de privacidad de ConfigurarVPN” y daremos a Enviar. Como veremos, se ha enviado correctamente

Volveos a Zapier, y ahora sí, le decimos que haga el Test y que continúe.

 

Como vemos, ya lo ha comprobado

Ahora seguimos por el siguiente paso. Recordemos nuestro objetivo, que nos compruebe si el mail que la persona ha introducido está en nuestra base de datos de Airtable. Por lo que buscamos ahora Airtable.

Una vez seleccionado Airtable, Zapier nos pedirá que elijamos entre distintas opciones, en este caso, elegiremos la opción buscar (Search) y que encuentre un record (Find Record)

Y le damos a continuar

Ahora nos preguntará cual es la cuenta, elegimos una de lasque tengamos.

Y volvemos a dar a continuar, y ahora nos pedirá una serie de datos de nuestra base de datos de Airtable, en primer lugar, sobre Base, elegiremos la que pone “Buscar” (ya que nosotros tenemos dos tablas en airtable)

Seleccionamos la tabla (en nuestro caso solo tenemos esta tabla).

Y a continuación le decimos que nos busque en el elemento email,

Que es el campo por le que queremos que nos encuentre si ya es usuario. En “Search Value” le decimos que nos busque por el valor que hay en Gravity Forms, el email,

Aunque hay más campos, no nos hace falta rellenar ninguno más para nuestro ejemplo, por lo que hacemos clic sobre continuar, nos volverá a hacer un test para corroborar que todo esta correcto.

Si todo funciona correctamente queremos que nos lo envíe a Trello,

 

Por lo que ahora haremos clic en el más para hacer un multipaso.

Aquí le decimos que nos filtre.

En esta ocasión le diremos que si encuentra el dato, en este caso el email, que siga con el Zap, en caso contrario que pare el Zap, para ello elegimos la opción “Fields Email”

Si existe,

Que siga

Si todo está correcto nos saldrá una pantalla como la siguiente

Al estar todo correcto, le damos a Done, para mandar esta información a Trello. Por lo que volvemos a hacer clic en el más y buscamos Trello

Y le decimos que dentro de Trello, nos cree una nueva tarjeta.

Continuamos, y le decimos que esta tarjeta, la cree en nuestra cuenta.

Hacemos clic en continuar, y concretamente le decimos que lo haga en el tablero que le indiquemos, en nuestro caso, en el tablero de “Codequetepillo

Y que se vaya a la lista, “Duda de alumnos”,

En Name, “Nombre de la Tarjeta” le diremos que sea el nombre del alumno,

Y dentro de la descripción, queremos que ver su duda, para ello nos vamos a Gravityforms, al campo “en que te puedo ayudar”

Que si nos damos cuenta, es el campo del formulario

Una vez que hemos hecho esto podríamos elegir más opciones, pero en nuestro ejemplo nos quedaremos con estas, y haremos clic en continuar.

Y le decimos que nos haga el Test

Como vemos, esta parte del Zap esta hecho

Y vamos a comprobar que dentro de Trello nos ha aparecido una nueva tarjeta con el nombre del alumno,

Y si seleccionamos la tarjeta con el nombre del alumno, veremos como tenemos la duda que el alumno antes rellenó en el formulario, es decir, una duda con Zapier multipaso.

Vamos a ver si esto funciona!

 

Para ello nos volvemos a Zapier, le damos a activar el Zap (recordemos que se encuentra en la parte superior derecha)

Volveremos a nuestro formulario, recargamos la página, y la primera prueba que vamos a hacer es que no coincida, es decir, que sea rellenado por un persona cuyo email no esté en nuestra base de datos de Airtable.

 

Por ejemplo con una persona que se llame Alberto, que tenga otro email, y que nos realice cualquier consulta.

Le damos a enviar, y vemos que está todo correcto y se ha enviado el mail.

Pero como podremos observar, al hacer la consulta un alumno que no teníamos registrado en nuestra base de datos de Airtable, no nos aparecerá en Trello,

Pero ahora haremos otra prueba con uno de los correos que teníamos en Airtable.

Para ello vamos a hacer otra consulta. En este caso el alumno será Oscar, el cual es premium, lo sabemos porque su correo es uno de los que estaban en nuestra base, y como duda nos consultará que “Tenemos una duda para crear una tarjeta de Trello. Espero que me puedas ayudar”. Y le damos a Enviar.

Si todo ha ido bien, en Trello nos debería de aparecer esta duda, para comprobarlo nos vamos a Trello, y veremos que aparece la nueva tarjeta!.

La duda que nos aparece es la nueva.

Como veis Zapier nos permite automatizar procesos, incluso algunos un poco complejos como el que acabamos de ver.

 

En este caso la dificultad ha sido que nos buscara datos de nuestra base de datos, y que dependiendo de estos datos enviara esta tarjeta o no.

 

Como podéis ver, Zapier puede llegar a ser tremendamente útil.

 

Esperamos que os haya gustado este tutorial, nos vemos en el siguiente!!

Temario

Presentación del Curso de Zapier
Presentación del Curso de Zapier
4:58
Creando nuestro primer Zap
Creando nuestro primer Zap
8:51
Zaps Multipaso y Filtros en Zapier
Zaps Multipaso y Filtros en Zapier
9:33
Buscar en Airtable y enviar a Trello
Buscar en Airtable y enviar a Trello
8:24
Crear Imágenes Automáticas con Bannerbear
Crear Imágenes Automáticas con Bannerbear
5:25
Enviar Imagen de Bannerbear a Facebook
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3:44
Darse de alta en Zapier